ส่วนประกอบของจดหมายกิจธุระ จดหมายกิจธุระ แบ่งส่วนประกอบได้ ๑๒ ส่วน ดังนี้ ๑. " หัวจดหมาย" เป็นส่วนของชื่อองค์กรหรือหน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้ออกจดหมาย จะบอกรายละเอียดถึงหน่วยงานที่รับผิดชอบและที่อยู่ หน่วยงาน ซึ่งจะมีตราองค์กรหรือตราหน่วยงานอยู่กลางหน้ากระดาษ ที่อยู่จะอยู่ทางขวามือของกระดาษ ๒. " ลำดับที่ของจดหมาย " จะใช้คำว่า " ที่ " ตามด้วย " เลขบอก ลำดับที่ ของจดหมายตามด้วย ปี พ. ศ. โดยจะมีเครื่องหมาย "/" ทับคั่น เช่น ที่ ๕ / ๒๕๕๖ ลำดับอยู่ทางด้านซ้ายของจดหมาย ซึ่งตรงกับที่อยู่ของผู้ออกจดหมาย ในส่วนลำดับที่ของจดหมายอาจมีตัวย่อของชื่อองค์กรได้ แต่คำย่อของชื่อองค์กรต้องเป็นที่รู้จักและยอมรับกันโดยทั่วไป เช่น ที่ ศธ ๕ / ๒๕๕๖ " ศธ " เป็นอักษรย่อของ " กระทรวงศึกษาธิการ " ๓. " วัน เดือน ปี " จะเขียนอยู่กลางหน้ากระดาษต่อจากที่อยู่ของผู้ออกจดหมาย การเขียนวัน เดือน ปี ไม่ต้อง เขียนคำว่า " วันที่ และ " ปี " ให้ระบุ วัน เดือน ปี เท่านั้น เช่น " ๑๐ ตุลาคม ๒๕๕๖ " ๔. " เรื่อง " เป็นการสรุปสาระสำคัญของจดหมาย ควรเป็นประโยคสั้น กะทัดรัด และบอกวัตถุประสงค์ที่ออกจดหมาย เช่น " ขอความอนุเคราะห์……" " ขอเชิญเป็นวิทยากร " ๕. "
ความชัดเจน จดหมายที่เป็นทางการจะต้องพิมพ์ ไม่ใช้เขียน กระดาษที่ใช้ถ้าไม่มรตราของหน่วยงานก็ควรเป็นกระดาษขาวขนาด A ๔ ไม่มีเส้น ๒. ความสมบูรณ์ ต้องระบุสิ่งที่จาเป็นไว้ในจดหมายให้ครบถ้วน ๓. ความกะทัดรัด ภาษาที่เขียนต้องเป็นภาษาที่กระชับ ได้ใจความชัดเจน ใช้ภาษาระดับทางการ ๔. ความถูกต้อง ต้องมีการทบทวนให้ถูกต้องทุกครั้งก่อนที่จะส่งจดหมาย โดยเฉพาะชื่อและตาแหน่งผู้รับจดหมาย วันเวลาที่นัดหมาย เพราะหากเกิดการผิดพลาดแล้วจะทาให้เสียหายได้ ๕. ความสุภาพ ต้องใช้ภาษาที่สุภาพ รู้จักเลือกใช้กระดาษและพิมพ์เรียบร้อยสะอาดสะอ้าน จ่าหน้าซองเหมาะสม
จดหมายกิจธุระ จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนถึงกันเพื่อแจ้งรายละเอียดถึงกิจอันพึงกระทำร่วมกัน เนื้อหาของจดหมายประเภทนี้จะเกี่ยวกับการนัดหมาย ขอความอนุเคราะห์ เชิญชวน จดหมายขอบคุณ ใช้ภาษาเป็นทางการ มี ๒ รูปแบบ คือ ๓. ๑ จดหมายกิจธุระเต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนที่เป็นทางการ เหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่มีการดัดแปลงให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตน และใช้ภาษาที่เป็นทางการ ๓. ๒ จดหมายกิจธุระไม่เต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนจดหมายกิจธุระส่วนตัว ใช้รูปแบบเหมือนจดหมายส่วนตัว สิ่งที่ต่างจากจดหมายส่วนตัว คือ วัตถุประสงค์และใช้ภาษากึ่งทางการหรือทางการ หัวข้อจดหมายกิจธุระ ๑. หัวจดหมายกิจธุระ หมายถึง ส่วนที่เป็นชื่อองค์กรหรือหน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้ออกจดหมาย จะขึ้นต้นด้วยชื่อหน่วยงานที่รับผิดชอบและที่อยู่ อยู่ด้านขวามือ ๒. ลำดับที่ของจดหมาย ใช้คำว่า ที่ ตามด้วยเลขบอกลำดับที่ของจดหมาย และปี พ. ศ. มีเครื่องหมาย / (อ่านว่า ทับ) คั่นกลาง เช่น ที่ ศธ ๒๔/๒๕๕๗ อยู่ด้านซ้ายมือ ๓. วัน เดือน ปี เริ่มเขียนจากกลางกระดาษไปทางขวา ไม่ต้องเขียนคำว่า วันที่ เดือน และปี เช่น ๙ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๗ ๔. เรื่อง เป็นข้อความสรุปสาระสำคัญของจดหมายฉบับนั้น ใช้ประโยคสั้น กะทัดรัด บอกวัตถุประสงค์ที่ออกจดหมาย เช่น ขอขอบคุณ ขอความอนุเคราะห์ เป็นต้น ๕.
ตำแหน่งของผู้เขียนจดหมาย จะต้องพิมพ์กำกับต่อท้ายเสมอ หากเป็นจดหมายที่ ออกในนามของชมรมหรือชุมนุมในสถานศึกษา ต้องมีการลงลายมือชื่อของอาจารย์ที่ปรึกษาชมรมหรือชุมนุมกำกับท้ายจดหมายด้วยทุกครั้ง ๑๒. หมายเลยโทรศัพท์ของหน่วยงานหรือผู้ออกจดหมาย พิมพ์ไว้เป็นลำดับสุดท้าย ชิดขอบจดหมายด้านซ้าย หากมีหมายเลขโทรสาร และที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ก็ให้ระบุไว้ด้วย จดหมายกิจธุระที่ดี มีลักษณะดังนี้ ๑. ความชัดเจน ต้องพิมพ์ ไม่เขียนด้วยลายมือ ใช้กระดาษขนาด A4 ไม่มีเส้น และไม่มีตราใดๆ ๒. ความสมบูรณ์ ระบุความประสงค์และรายละเอียด เช่น วัน เวลา สถานที่ ไว้อย่างครบถ้วน ละเอียด ๓. ความกะทัดรัด ใช้ภาษาที่กระชับ รัดกุม ได้ใจความชัดเจน และใช้ภาษาระดับทางการ ๔. ความถูกต้อง ก่อนส่งจดหมายต้อทบทวนเนื้อหาสาระของจดหมายว่าถูกต้อง เช่น ชื่อและตำแหน่งของผู้รับจดหมาย วัน เวลา สถานที่นัดหมาย เพราะถ้าผิดพลาดอาจเกิดความเสียหายขึ้นได้ ๕. ความสุภาพ ใช้ภาษาที่สุภาพ รวมถึงกระดาษที่ใช้ต้องสะอาด เรียบร้อย การพิมพ์จดหมายและจ่าหน้าซองจดหมายถูกต้องตามรูปแบบ ๔. จดหมายราชการ หรือหนังสือราชการ จดหมายราชการหรือหนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานทางราชการที่ใช้ติดต่อกัน ระหว่างส่วนราชการด้วยกัน หรือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานภายนอกที่มิใช่หน่วยงานราชการ อาจเป็นตัวบุคคลก็ได้ หัวกระดาษที่ใช้จะมีตราครุฑ ตัวอย่างจดหมายกิจธุระ ที่ ๗/๒๕๕๔ ชมรมภาษาไทย โรงเรียนสตรีศึกษา ๑๔๙ ถนนสุริยเดชบำรุง อ.
5 นิ้ว (เรียน อาจารย์ประจำชั้น…. )
คำขึ้นต้น " ใช้คำว่า " เรียน " ขึ้นต้นจดหมายทุกครั้ง จากนั้นตามด้วยชื่อ และนามสกุล หรืออาจตามด้วยตำแหน่งของผู้รับจดหมาย เช่น " เรียน นายวรพพล คงเดช " " เรียน ผู้อำนวยการโรงเรียนมัธยมวัดนายโรง " ๖. " สิ่งที่ส่งมาด้วย " เป็นสิ่งที่ผู้ส่งจดหมายส่งให้ผู้รับพร้อมจดหมาย เช่นรายละเอียดโครงการ เอกสารประกอบการประชุม หนังสือ (อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้) ๗. " ข้อความหรือเนื้อหาของจดหมาย " เป็น เนื้อหาสาระหลักของจดหมาย มักมี ๒ ย่อหน้า หากเนื้อหาจดหมายมีความยาวอาจ มี ๓ ย่อหน้า ก็ได้ หากมี ๒ ย่อหน้า • ย่อหน้าแรก บอกถึงสาเหตุที่ต้องเขียนจดหมาย หากเป็นจดหมายฉบับแรกต้องขึ้นต้นคำว่า " ด้วย " " เนื่องด้วย " " เนื่องจาก " เช่น • ด้วยกลุ่มสาระการเรียนรู้ภาษาไทย โรงเรียนมัธยม วัดนายโรง จะจัดการแสดงผลงาน โครงงานของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ ๒……. " • " เนื่องด้วยห้องน้ำของโรงเรียนมัธยมวัด นายโรงมีสภาพชำรุดมาก ทำให้เกิดกลิ่นรบกวนและ นักเรียนไม่ได้รับความสะดวกในการใช้……" • " เนื่องจากชมรมจิตอาสา โรงเรียนมัธยม วัดนายโรง จัดโครงการหนังสือเพื่อน้อง ประจำปี ๒๕๕๓……. " แล้วตามด้วยรายละเอียด จุดประสงค์ ความต้องการ • หากเป็นกรณีการตอบจดหมาย หรือส่งจดหมายเพื่อติดตามเรื่อง จำต้อง เท้าความเรื่องที่เคยติดต่อไว้ โดยใช้คำว่า " ตามที่ " ขึ้นต้นเรื่องที่เท้าความ และใช้คำว่า " นั้น " ลงท้าย เช่น………….. • " ตามที่ท่านได้สั่งซื้อวารสารเมืองโบราณฉบับย้อนหลัง ฉบับที่ ๓๑ และฉบับที่ ๓๒ จำนวนฉบับละ ๑เล่ม ในราคาเล่มละ ๑๒๐ บาทนั้น……. "
ใช้สื่อสารแทนการพูดจา ๒. ใช้เพื่อบอกกล่าวข้อความบางประการที่ไม่อาจพูดจากันโดยตรงได้ ๓. ใช้เป็นสื่อสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่ไม่รู้จักกัน เช่น การเขียนจดหมายสมัครงาน จดหมายเพื่อหามิตรต่างโรงเรียน ๔. ใช้เป็นเอกสารสำคัญ ถือว่าเป็นลายลักษณ์อักษรสามารถใช้อ้างอิงเป็นหลักฐานได้ มารยาทในการเขียนจดหมาย ๑. ควรใช้กระดาษและซองสีสุภาพ หมายถึง กระดาษที่ใช้เขียนจดหมายต้องมีความสะอาดเรียบร้อย ไม่ขาดหรือยับยู่ยี่ สีของกระดาษมีสีที่ไม่ฉูดฉาด กระดาษมีขนาดมาตรฐาน ซองจดหมายมีขนาดมาตรฐานตามที่ไปรษณีย์รับรอง ๒. ตัวหนังสือรวมถึงตัวเลขต้องชัดเจน ควรเขียนด้วยปากกาสีดำหรือสีน้ำเงินเท่านั้น ไม่ควรใช้ปากกาสีอื่น ๓. ไม่ควรใช้ภาษาพูดในการเขียนจดหมาย เช่นคำว่า "มาช่วยงานทำบุญที่บ้านหลานได้ไหม" ไม่ควรเขียนเป็น "มาช่วยงานทำบุญที่บ้านหลานได้มั้ย" ๔. ใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายให้เหมาะสมตามธรรมเนียมนิยม ๕. เขียนจดหมายเสร็จแล้วต้องพับให้เรียบร้อย ไม่ควรพับจดต้องใช้เวลามากในการคลี่จดหมาย ๖. ไม่ควรสอดธนบัตรหรือสิ่งของมีค่าลงไปในซองจดหมาย ๗. เขียนคำนำหน้าชื่อผู้รับบนจ่าหน้าให้ถูกต้อง ตามความนิยมและความเหมาะสม เช่น คุณพ่อ, นายแพทย์, คุณครู, ดร., ร้อยตำรวจตรี เป็นต้น ๘.
พันท้ายนรสิงห์ นั้นนับเป็นเอกบุรษของชนชาติไทย โดยท่านเป็นข้าราชการในสมัยกรุงศรีอยุธยาเมื่อครั้งสมเด็จพระสรรเพชญ์ ที่ ๘ ทรงครองราช ท่านมีคุณลักษณะเด่นในด้านเป็นผู้มีความซื่อสัตย์สุจริตจงรักภักดี และรักษาระเบียบวินัยยิ่งชีวิต เป็นแบบอย่างที่ผู้ใหญ่บิดามารดาไว้ใช้อบรมสั่งสอนลูกหลานเป็นเวลาช้านาน เรื่องของท่านได้มีการเล่าขานเป็นที่จดจำกันต่อๆมารวมกว่า ๓๐๐ ปี เรื่องราวของพันท้ายนรสิงห์ปรากฏอยู่ในพระราชพงศาวดารกรุงศรีอยุธยาฉบับต่างๆ เนื้อความเป็นไปในแบบเดียวกัน ได้กล่าวถึงเหตุการณ์ในปีพ. ศ.
การเขียนเนื้อเรื่อง จะเริ่มเห็นความแตกต่างกันบ้าง คือ ๑) จดหมายถึงเพื่อหรือญาติผู้ใหญ่ การเขียนมีลักษณะคล้ายเรียงความ คือมีการเกริ่นเรื่องมาก่อนเล็กน้อย แล้วจึงเขียนเล่าเรื่องไปตามลำดับ ๒) ถ้าเป็นจดหมายถึงบุคคลอื่น เราก็เขียนตามเนื้อเรื่อที่ต้องการสื่อสารการใช้ถ้อยคำภาษาอาจจะต้องระมัดระวังให้สุภาพเรียบร้อย ๑๐. ในกรณีที่มีการให้พร ควรอ้างคุณพระศรีรัตนตรัย หรือสิ่งศักดิ์สิทธิ์ซึ่งเป็นที่เคารพของผู้รับจดหมายมาให้พร ( ผู้น้อยไม่ควรให้พรผู้ใหญ่) ๑๑. คำลงท้าย ต้องให้เหมาะกาลเทศะและบุคคล ๑๒. การลงชื่อผู้เขียน โดยมารยาทควรเขียนให้อ่านออก เพราะผู้รับจะไม่สบายใจ ว่าใคร ข้อมูลส่วนนี้สรุปมาจาก: ก. ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก:. ( วันที่ค้นข้อมูล: ๑๔ สิงหาคม ๒๕๕๑). คำผัส สารมาคม. ( วันที่ค้นข้อมูล: ๑๔ สิงหาคม ๒๕๕๑).
– มุมขวามือล่าง ให้ใส่ชื่อผู้เขียนจดหมาย ด้านล่างของคำว่า " ขอแสดงความนับถือ " และบอกตำแหน่งต่างๆ ของตนเองให้เรียบร้อย ตัวอย่างจดหมายกิจธุระ >> โหลดตัวอย่างจดหมายกิจธุระแบบไฟล์ Word ได้ที่นี่ << นี่คือวิธีการและแนวทาง การเขียนจดหมายกิจธุระ ที่คุณสามารถใช้ดูเป็นแนวทางได้ ใครที่กำลังต้องการเขียนจด หมายกิจธุระ ต่อไปนี้คุณคงเขียนได้อย่างง่ายดายแล้วนะคะ ขอให้ประสบความสำเร็จกับการติดต่อธุระทุกคนทุกท่านจ้า